Records management program

ที่มา : https://www.pngwing.com/en/free-png-znrem/download

 

       Records management program (RMP) คือแผนงาน หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานแล้ว

       หน้าที่ของ RMP ตามที่ISO15489 ได้ระบุไว้ คือ ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ สร้าง และเผยแพร่ขั้นตอน แนวทางปฎิบัติ ให้การบริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร ออกแบบระบบที่ใช้เฉพาะสำหรับการจัดการเอกสาร นำระบบลงสู่การปฏิบัติการ บริหารระบบบูรณาการการจัดการเอกสารลงสู่ระบบธุรกิจ และในกระบวนการต่าง 

ที่มา : https://time.com/5623262/university-of-texas-austin-tuition/

       Records management program : The University of Texas at Austin

มหาวิทยาลัยเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่จะต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่สำคัญอยู่ด้วย เนื่องด้วยจากเอกสารมากมายที่ต้องมีการจัดการนั้นจะต้องมีผู้ดูแลที่มีความเชี่ยวชาญ 

       ซึ่งในหน่วยงานจัดการเอกสารนั้นจะมีแผนงานดังนี้    

1. บันทึกสมุดงานคลังพัสดุหรือฐานข้อมูล

2. หน่วยบันทึกข้อมูลติดต่อ

3. กระบวนการประกันคุณภาพสำหรับบันทึกต้นแบบที่ถ่ายภาพจากส่วนกลาง 

4. กระบวนการประกันคุณภาพสำหรับบันทึกหลักที่จัดเก็บโดยแผนก

5. การจัดการอีเมล

6. การทบทวนบันทึกคลังพัสดุและแผนการจัดการประจำปี

7. การจัดการบันทึกต่างๆ เอกสารข้อมูลหลัก สำเนาอำนวยความสะดวก ข้อมูลการแลกเปลี่ยน เอกสารนอกระบบมหาวิทยาลัย

8. แผนกทำลายเอกสารที่เป็นความลับ และละเอียดอ่อน

9. การจัดการทำลายเอกสารที่เป็นความลับ ละเอียดอ่อนในเชิงพาณิชย์

10. การจัดการทำลายเอกสารของแผนกที่ไม่ละเอียดอ่อน และไม่เป็นความลับ

       ทางมหาวิทยาลัยแห่งนี้ได้มีหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่สำคัญต่างๆ คือการทำบันทึกที่มีคุณค่าอย่างต่อเนื่อง ในการพัฒนาแผนการจัดการบันทึกไม่เพียงแต่เป็นสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีที่มีเป็นประโยชน์ในการจัดการบันทึกที่มีค่าเหล่านั้นต่อแผนกในระดับต่างๆ อีกด้วย แผนการจัดการบันทึกวางกลยุทธ์เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะได้รับการเก็บรักษาอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานบังคับทั่วทั้งวิทยาเขต

ที่มา : https://organizingmaniacs.com/2016/05/30/make-filing-system/

โดยภาพรวมของ Records management program ใน The University of Texas at Austin นั้น มีหน้าที่ในการจัดการเอกสารที่สำคัญมากมายของทางวิทยาเขต ตั้งแต่แรกเริ่มจนถึงสิ้นสุดการใช้งานเอกสาร โดยผู้เชี่ยวชาญ โดยทางเว็บไซต์ของหน่วยงานนี้ยังมีการแนะนำในการจัดการเอกสารอีกด้วย

___

อ้างอิง

       

       วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564).  บทที่4 แผนงานจัดการเอกสาร. ขอนแก่น : สาขาวิชาสารสนเทศ คณะมนุษย์ศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

       The University of Texas at Austin. (n.d.).  Records and Information Management Services. Retrieved February 1, 2021, 

             from : https://records.utexas.edu/